A könyvelőirodák talán leggyakrabban felmerülő igénye, hogy az adatfeldolgozás gyorsabb és pontosabb legyen. Könyvelő rendszerünk fejlesztését épp ezért mi feldolgozás gyorsításával kezdtük.
A könyvelés automatizálás a következőképp működik:
- A beérkező számlákat irodája beszkenneli, vagy ha úgy kényelmesebb, ügyfelei olvassák be a számlákat és küldik el irodájának digitálisan
- Ezek után megkezdődik a számlák automatikus felismerése, majd áttöltése a könyvelő programok A megfelelő paraméterezések után a könyvelési rendszerek az átvett számlákat automatikusan iktatják és könyvelik, így a folyamatok lényegesen rövidülnek és egyszerűsödnek
- A megoldás elsődleges iktatási rendszerként is szolgálhat: a szkennelt dokumentumok az AIDMS felületen bármikor bárhonnan visszakereshetők, illetve ha ügyfele iktató rendszert használ, a bekerült adatok átadhatók az iktatónak is, elkerülve ezzel a kétszeri adatfeldolgozást.
Ez az automatizmus és az emberi „érintés” nélküli feldolgozás ugyan alapos beállításokat követel, a kezdeti finomhangolás után azonban a számlák feldolgozottsága elérheti a 95%-ot.
A fejlesztés előnyei, amiből profitálhat:
- Amellett, hogy az adatrögzítés felgyorsul és olcsóbb lesz, munkatársai több cég könyvelését képesek ellátni, ezáltal növelve a hatékonyságot és csökkentve fajlagos bérköltségeket
- Sikerült kisimítani a „munkaigény hullámhegyeket”: ugyanaz az adatrögzítési munka kevesebb időt vesz igénybe
- Ugyanazt a számlamennyiséget az idő tört része alatt rögzítheti, a felszabaduló idővel elősegítve a minőségibb könyvelési szolgáltatást
- Nincs „félrekönyvelt” számla: a rendszer beállítását követően a számlák mindig a megfelelő főkönyvi számlára kerülnek könyvelésre
- Az internetes elérésnek köszönhetően megvalósítható a távmunka